چگونه يک طرح توجيهی بنويسيم؟
طرح توجیهی|طرح تجاری|طرح صنعتی|طرح اقتصادی |طرح توجيهی صنعتی |طرح توجيهی اقتصادی
چگونه يک طرح توجیهی بنويسیم
اساسا دو هدف اصلي در نوشتن طرح تجاري وجود دارد. هدف اول و مهمتر آنست كه از اين طرح در طول عمر كسب وكار خود به‌عنوان راهنما استفاده كنيد. اين طرح، نمونه والگوي كسب وكار شما خواهد بود و براي نگاه داشتن شما در مسير درست بكار مي‌رود. طرح شما براي آنكه داراي ارزش باشد بايد با زمان پيش رود. اگر شما طرح تجاري تهيه نماييد كه از زمان جلوتر است از بسياري از مشكلات و ناكامي‌ها پرهيز كرده و آنها را حذف خواهيد كرد .
دوم آنكه اگر بدنبال دريافت وام هستيد يا قصد استقراض داريد طرح تجاري موردنياز است. اين طرح،اطلاعات مفصلي در مورد تمامي جنبه‌هاي عمليات گذشته و فعلي شركت را در اختيار وام‌دهنده قرار مي‌دهد و پيش‌بيني‌هاي آتي را نيز عرضه مي‌كند.
متن طرح تجاري بايد دقيق بوده و بيشترين ميزان اطلاعات ممكن را در بر داشته باشد. اين امر به‌نظر متناقض مي‌آيد اما مي‌توانيد اين مسئله غامض را با استفاده از روش واژگان كليدي حل كنيد. كليد واژه‌هاي زير را روي كارتي بنويسيد و آن را به هنگام نوشتن در مقابل خود قرار دهيد.
چه‌كسي، چه چيزي، كجا، چه موقع، چرا، چگونه،چقدر
در ابتداي هر بخش از طرح تجاري به‌هر يك از اين پرسش‌ها در يك پاراگراف پاسخ دهيد. سپس با تشريح هر كدام از آن مطالب در متن به‌كار ادامه دهيد.
طرح تجاري هيچ محدوديتي از نظرحجم يا تعداد صفحات ندارد. بطور متوسط طرح تجاري در30 تا 40 صفحه تهيه مي شود. طرح را به‌بخش‌هاي مختلف تقسيم كنيد. درمورد كارهايي كه بايد صورت بگيرند زمانهاي شروع و ختم هر كار را تعيين كنيد. نوشتن طرح تجاري موثر به‌نظم، صرف وقت و نگارش نياز دارد.
با تهية فهرست اسناد به هنگام نوشتن متن در زمان صرفه‌جويي مي‌كنيد. مثلاً چنانچه‌هنگام نوشتن در مورد ساختار قانوني و حقوقي كسب وكار خود متوجه شديد كه به نسخه اي از توافق‌نامة همكاري نياز داريد، اين توافق نامه را در فهرست اسناد اضافه نمائيد. به‌هنگام تكميل هر بخش از طرح تجاري فهرستي نيز از اسناد مورد نياز تهيه‌‌كنيد.
با به‌خاطر داشتن اين مطالب مي‌توانيد تهيه طرح تجاري خود را آغاز كنيد. با مطالعه اين مطلب تصويري از روند تهيه طرح تجاري بدست خواهيد آوريد.
خلاصه مديريتي که تشريح کننده رنوس اهداف و ديدگاه هاي شما باشد :
اولين بخشي که بايد در طرح خود بياوريد و معمولا از حدود ? الي ? صفحه بيشتر نبايد تجاوز کند خلاصه مديريتي نام دارد. خلاصه مديريتي استراتژي کسب و کار شما را معرفي مي نمايد و مطمئنا مهمترين بخش براي مديران و موسسات اعتباري است. توجه داشته باشيد که اکثر مديراني که قرار است به به جريان افتادن پرونده طرح شما براي دريافت کمک و حمايت مالي تاييد کنند هميشه دچار مشکل کمبود وقت هستند و از اين رو نبايد انتظار داشته باشيد که با دقت کامل براي خواندن طرح شما که در چندين صفحه تهيه شده وقت بگذارند.
براي اينکه بتوانيد در عرض چند دقيقه اهداف و اولويت ها و برنامه هاي خود را براي آنها بازگو کنيد بايد مطالب کل طرح را به صورت اجمالي و قانع کننده همراه با اعداد و ارقام پيشنهادي در صفحات محدودي به صورت تايپ شده در اختيار آنها قرار دهيد. اگر شما نتوانيد در دو, سه صفحه مسئول رسيدگي به برنامه کسب و کار خود را قانع کنيد که طرح کسب و کارتان قابل اطمينان و ارزشمند براي سرمايه گذاري است مطمئن باشيد که جلسه را دست خالي ترک خواهيد کرد.
همچنين اين خلاصه به عنوان يک ابزار ارتباطي براي کارمندان و مشتريان بالقوه شما که نياز دارند از ذهنيات و انديشه شما آگاه شوند داراي اهميت زيادي است.
شرح مختصري از چگونگي آغاز به کار شرکت :
به صورت واضح اساس شکل گيري و آغاز به کار شرکت را شرح دهيد و نحوه رسيدن به ايده و شروع اين کسب و کار را توسط خود و يا همراه با شرکايتان را بيان نماييد. در اين قسمت بايد سعي کنيد از نکته ها و اصولي که موسسه اعتباري طرف شما بر آن تاکيد دارد استفاده کنيد و دغدغه هاي خود را با چالش هاي آنها همسان سازيد. به عنوان نمونه اگر با يک بانک يا شرکت که اولويت را بر صادرات و واردات گذاشته براي فعاليت هاي توليدي وارد مذاکره نشويد يا اگر به اين کار دست زديد از ظرفيتهاي طرح خود براي امر صادرات و واردات سخن بگوييد.
اهداف شرکت شما :
در چند پاراگرف اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را براي شرکت تشريح کنيد. بيان کنيد که طبق برنامه ريزي هاي خود در چه مدت زماني به اين اهداف دست خواهيد يافت؟ در بازاري که براي کسب و کار خود در نظر گرفته ايد مشتريان شما چه کساني خواهند بود و بر کدام بخش از بازار تمرکز خواهيد کرد و هدف از اين انتخاب ها را بيان کنيد.
سوابق گروه مديريتي :
بخش مديريت بايد شامل اطلاعات شخصي و کاري اعضا باشد و همچنين اطلاعاتي نسبت به سوابق کاري و مسئوليتهاي مرتبط آنها را در اختيار بگذارد. اين اطلاعات بايد نمايانگر دانش و تجربيات علمي و عملي گروهي باشد که شما براي پياده سازي طرح خود انتخاب کرده ايد. اين بخش مي تواند تا حدود زيادي خيال سرمايه گذاران طرح شما را از توانمندي شما براي اجراي طرح راحت کند.
خدمات يا محصولاتي که در طرح شما پيشنهاد شده :
نکته اي که در اين بخش مورد توجه قرار مي گيرد تفاوت ها و مزيت هايي است که کالاها و خدمات شما با ساير محصولات بازار دارد. در اين بخش بايد به صورت دقيق کالاها و يا خدماتي را که پس از اجراي موفق طرح قابل ارائه هستند را معرفي و با محصولات مشابه بازار داخل و بين الملل مقايسه نماييد و علل برتري طرح خود را در مقايسه با آنها از نظر کمي و کيفي بيان کنيد.
کشش بازار براي کالاها و خدمات شما :
به خاطر داشته باشيد که شما مجبور هستيد تا موسسات اعتباري, کارمندان و ديگر افراد موثر و فعال در بازار مورد نظر خود را براي حمايت، همکاري، خريد و سرمايه گذاري متقاعد سازيد. شما براي اين بخش نيازمند انجام تحقيقات گسترده اي هستيد.
اگر کسب و کار مورد نظر شما در محيط وب شکل خواهد گرفت يا هم در اينترنت و هم در محيط فيزيکي قابل پياده سازي است بايد کشش بازار منطقه اي و بين اللملي را براي طرح مورد نظر خود تعيين کنيد.
استراتژي بازاريابي :
چگونه مي خواهيد شروع فعاليت خود را به دنيا اعلام کنيد. آيا تبليغات کاغذي، تلويزيوني يا اينترنتي و يا هر سه را انتخاب مي کنيد؟آيا از ابزارهاي بازاريابي برخط مثل سرويس هاي هاي استفاده مي کنيد تا سايت خود را در موتور هاي جستجو و ساير سايت ها قرار دهيد.
همچنين شما نيازمند محاسبه و آماده کردن ميزان هزينه هاي تبليغاتي و بازايابي هستيد.
دورنماي اقتصادي سه الي پنج ساله :
اين بخش بايد شامل خلاصه اي از پيش بيني هاي مالي شما باشد که در قالب اعداد و ارقام نحوه دست يابي شما را به دورنماي مفروضتان را بيان نمايد.
بايستي اطلاعات مربوط به ميزان درآمد ها و هزينه هاي مربوط به هر يک از دوره هاي زماني را بيان نماييد. يکي ديگر از مواردي که بايد در اين قسمت مورد اشاره قرار دهيد مقدار پولي است که تمايل داريد از موسسه اعتباري مورد نظر خود دريافت نماييد تا بوسيله آن هزينه هاي اوليه هاي مربوط به شروع کار خود را تامين کنيد.
تکميل درست، کامل و شفاف اين بخش حساس ترين بخش از طرح شماست و مي تواند موفقيت يا شکست طرح شما را تضمين نمايد.
نحوه تنظيم و ارائه طرح کسب و کار :
مسائلي وجود دارد که در بهتر شدن برنامه کسب و کارشما اثر گذارند و بهتر است در نوشتن طرحتان به آنها توجه کنيد.
:: جلد و شيرازه بندي طرح تجاري بايد مناسب باشد. به ياد داشته باشيد که برداشت اوليه افراد از شما از طريق طرح تجاري ايجاد مي‌شود. جلسه گزارش بايد شامل موضوعاتي از قبيل؛ نام قانوني کسب و کار، نشان يا علامت شرکت، نشاني، شماره تلفن، دورنگار، نشاني پست الکترونيک، ساير راه‌هاي تماس در صورت موجود بودن، ذکر ضرورت و محرمانه بودن طرح.
:: طرح بايد عاري از هر گونه اشتباه تايپي و دستور زباني باشد. نوع قلم به کار رفته بايد ساده و خوانا باشد.
:: در ابتداي طرح، فهرست بياوريد تا افراد بتوانند هر بخش دلخواه را به سرعت پيدا کرده و بررسي نمايند.
:: گزارش را بر روي کاغذ با کيفيت خوب و به صورت يک رو تحرير نماييد.
:: حاشيه‌هاي مناسبي را انتخاب کنيد. اين موضوع براي آنکه خواننده بتواند سؤالات يا پيشنهاداتي را بنويسد مفيد مي‌باشد.
:: اگر کسب و کار مورد نظر شما عبارات ويژه و يا عباراتي که از حرف اول واژه‌هاي يک گروه کلمات مانند (گروه آموزشي جو کار) گاج ساخته مي‌شود، بهتر است از اين عبارات کمتر استفاده کنيد و يا سعي کنيد آن را بيشتر توضيح دهيد.
:: صفحات را شماره‌گذاري کنيد و آن را به فهرست مندرجات تطبيق دهيد.
:: طرح را کوتاه و فشرده تهيه نماييد و از ارائه اطّلاعات غير مرتبط و فرعي اجتناب کنيد. جزئيات لازم را مي‌توانيد در صورت ضرورت به صورت ضمائم ارائه نماييد.
:: نمونه‌هاي آگهي‌ها، موضوعات مربوط به بازاريابي و ساير اطّلاعات و منابع و مآخذ اطّلاعات که به ارائه بهتر مطالب کمک مي‌کنند را مي‌توانيد در ضمائم ارائه کنيد.
:: گزارش را به صورتي صحافي کنيد که هنگام باز کردن، صفحات به راحتي و به صورت صاف و هموار در مقابل يکديگر قرار گيرند.
:: در هزينه صحافي گزارش زياده‌روي نکنيد. گزارشي که به جلد آن توجه زيادي شود ولي از محتواي لازم برخوردار نباشد بيشتر شک و ترديد خواننده را بر مي‌انگيزد.
:: هميشه واقعيت‌ها را ذکر کنيد و از دروغ به پرهيزيد.
هنگام ارائه طرح به نکات زير نيز توجه کنيد :
:: با حرارت و احساس، طرح خود را به مخاطب ارائه دهيد ولي در بروز احساسات زياده‌روي نکنيد.
:: مخاطبان طرح خود را بشناسيد و مطابق با خواسته آنها ارائه کنيد.
:: نخست سرفصل مطالب عمده را عنوان کنيد و جزئيات را براي بعد بگذاريد.
:: ارائه شما بايد ساده و قابل فهم باشد. روي دو تا سه موضوع اصلي تمرکز کنيد و از ذکر جزئيات فني به پرهيزيد.
:: از وسايل شنيداري و ديداري بهره بگيريد.
:: ارايه را با ذکر مجدد نقاط قوت پايان دهيد.
:: خود را براي پاسخگويي به پرسش‌هاي احتمالي سرمايه‌گذاران آماده کنيد.
:: به طور دقيق و روشن معامله پيشنهادي را مشخص کنيد.
:: سفارش‌هاي نقدي را قبل از ارائه طرح انجام دهيد، حتي اگر ارائه طرحتان به تعويق افتد.
:: از جملات مبهم، سر بسته و مسائل واهي دوري کنيد.
:: مشکلات و مسائل بالقوه کار را آشکار و درباره آنها بحث کنيد.
خوب حالا نوبت به آن رسيده است که سير تا پياز يک طرح تجاري يا همان طرح توجيهي جامع را براي شما بيان کنيم تا با همه ابعاد نگارش طرح توجيهي آشنا شويد:
كسب وكار :
بخش اصلي و اول طرح شما به‌جزئيات مربوط به‌كسب وكار مربوط مي‌شود. اين بخش را با خلاصة يك صفحه‌اي در تشريح عناصر اصلي كسب وكار خود آغاز كنيد. سپس بخش‌هاي مختلف ذكر شده در خلاصه را شرح وبسط دهيد. از سيستم كليد واژه‌ها استفاده كنيد. تمامي موضوعات مربوط به‌كسب وكارخود را كه به‌نظر شما منطقي مي‌آيند ذكر كنيد. اطلاعات مربوط به‌صنعت (بطور كلي) و كسب وكارخود را (بطور اخص) ذكر كنيد. مطالب را به صورت مستقل ذكر كرده و پيش‌بيني‌هاي خود را با داده‌هاي بخش اسناد توجيه كنيد.
ساختار قانوني :
دلايل انتخاب ساختار قانوني موردنظر خود را ذكر كنيد. اگر ساختار كسب وكار شما مالكيت شخصي است مي‌توانيد مجوز فعاليت خود را ضميمه كنيد. اگر ساختار انتخابي كسب وكارشما مشاركت است نسخه اي از توافق نامة همكاري و مشاركت را به‌بخش اسناد اضافه كنيد. توافق نامة شما بايد شرايط مربوط به‌كناره‌گيري شركا و انحلال را در بر داشته باشد. در اين توافق نامه بايد نحوة توزيع سود و مسئوليت مالي هر ضرري موجود باشد. دلايل مربوط به انتخاب اين شرايط در توافق نامه را تشريح كنيد. اگر شركتي تاسيس كرده‌ايد علت انتخاب اين شكل قانوني و نحوة عملكرد در ساختار شركتي را تشريح كرده و نسخه اي از مجوزها و اساسنامه را به بخش اسناد اضافه كنيد.
اگر قصد داريد ساختار قانوني را در آينده تغيير دهيد پيش‌بيني‌هاي مربوط به‌علت تغيير، زمان تغيير، افراد دخيل و مزيت تغيير براي كسب وكار را توضيح دهيد.
تشريح كسب وكار :
در اين بخش از طرح شما كسب وكار خود را به تفصيل بيان مي‌كنيد. به پرسش‌هاي كليدي مربوط به تاريخچة كسب و كار و وضعيت فعلي‌تان و پيش‌بيني‌هاي آتي مربوط به تحقيق و توسعه پاسخ دهيد. دارائيهاي جاري را ذكر كرده و موجودي موجود را از نظر اندازه، ارزش، نرخ گردش كار و قابليت بازاريابي بيان كنيد. روندهاي صنعت را نيز وارد كنيد. محصولات خود را از نظر منحصربفرد بودن شرح داده و ذكر كنيد چگونه مشتريان از محصول يا خدمت شما منتفع مي گردند. همچنين درمورد اينكه انتظار چه موفقيت‌هايي را در سه تا 5 سال آينده داريد توضيح بدهيد.
محصولات يا خدمات :
توضيح كاملي از محصولات خود از مرحلة مواد خام تا اقلام نهايي ارائه كنيد. از چه مواد خامي استفاده مي‌كنيد، قيمت آنها چقدر است، عرضه‌كننده‌هاي خود را معرفي كنيد، آنها در كجا هستند، چرا آنها را انتخاب كرده‌ايد؟ توضيحات مربوط به‌هزينه و برگة قيمت‌ها را ضميمه كنيد. مي‌توانيد از يك عرضه كنندة اصلي نياز خود را تامين كنيد اما اطلاعات مربوط به‌ديگر عرضه كنندگان را نيز ارائه كنيد. ذكر كنيد چه راهكارهايي براي مقابله با افزايش ناگهاني سفارش‌ها يا از دست دادن عرضه كنندة اصلي انديشيده ايد.
ممكن است شنيده باشيد كه قرض‌دهنده بدترين حالت را در نظر مي‌گيرد. اين بدان معناست كه وي مي‌خواهد شما از قابليت پيش بيني و حل مسائل بالقوه برخوردار باشيد. انديشيدن به تغييرها و آمادگي براي موارد دور از انتظار براي شما مفيد است زيرا مي‌توانيد به ادامة كار خود اميد داشته باشيد. ازطرفي برخي كسب وكار‌ها موفق نمي‌شوند و شكست مي‌خورند زيرا در كوتاه مدت موفقيت زيادي كسب مي‌كنند. از اينرو برنامه ريزي براي بهترين حالت ممكن نيز لازم است. اگر سفارش‌هاي بسيار زيادي دريافت كرديد طرح شما بايد داراي اطلاعات كافي براي بكارگيري پرسنل و كاركنان موردنياز و عرضه‌كنندگان ديگر باشد.
اگرارائه دهنده خدمات هستيدشرح دهيد كه خدمات شما چيست، قابليت عرضة چه چيزي را داريد، چگونه آنرا عرضه مي‌كنيد، كار را چه كسي انجام مي‌دهد و اين خدمات در كجا انجام و اجراء مي‌شوند. همچنين ذكر كنيد كه چرا كارشما يگانه و منحصر به فرد محسوب مي شود و چه چيز ويژه‌اي براي عرضه به مشتريان خود داريد. اگر محصول و خدماتي را ارائه مي‌كنيد كه همراه با هم عرضه مي‌شوند آنرا در طرح خود ذكر كنيد.
دوباره از كليد واژه‌ها استفاده كنيد. خدمات آتي را كه قصد داريد به كار خود اضافه كنيد ذكر نمائيد. مسائل بالقوه و نحوة رفع آنها را ذكر كنيد.
بايد تمامي حقوق مربوط به مالك مثل حق كپي رايت، ثبت اختراع يا نام تجاري را در اين بخش ذكر كنيد.
محل :
اگر محل در طرح تجاري شما مهم است بايد در بخش بازاريابي بر آن تاكيد كنيد. مثلاً اگر فروشگاه خرده‌فروشي را افتتاح مي‌كنيد محل موردنظر با بازار موردنظرتعيين مي‌شود. اگر توليدكننده هستيد و كالاها و خدمات خود را وسيلة حمل كننده‌هاي متداول و معمول عرضه مي‌كنيد محل رابطة مستقيم با بازار موردنظر ندارد و مي‌توانيد محل را در بخش كسب وكار تشريح كنيد.
مي‌توانيد اين بخش را با جملاتي مثل شركت ABC در انباري به وسعت 25000 فوت مربع در خيابان 372 EastMain درBurke قرار دارد. اين محل به دليل قابليت دسترسي به تسهيلات حمل و نقل، ايمني خوب، هزينة پائين زمين و مجاورت با عرضه كننده‌ها انتخاب شده است شروع كنيد.
حال دلايل مربوط به انتخاب محل را تشريح كرده و توضيحات فيزيكي مربوط به‌دلايل خود را ذكر كرده و نسخه اي از اجاره‌نامه را ضميمه كنيد. اطلاعات مربوط به انتخاب محل را ذكر كرده و ديگر محل‌هاي ممكن را نيز ذكر كنيد. مي‌توانيد عكسها، طرح‌ها نقشه‌هاي مربوط به محل را نيز در بخش اسناد بياوريد.
براي نوشتن آناليز محل از عناوين مذكور در ذيل استفاده كنيد. تنها عناويني را ذكر كنيد كه به كسب كار شما مربوط مي‌شوند.
عناوين مربوط به آناليز محل :
1ـ آدرس
2ـ نام رابط
3ـ هزينه/ فوت مربع
4ـ سابقة محل
5ـ موقعيت آن نسبت به بازار موردنظر
6ـ الگوي تردد مشتريان
7ـ الگوي تردد عرضه‌كنندگان
8ـ دسترسي به پاركينگ (شامل دياگرام)
9ـ نرخ جرائم در منطقه
10ـ كيفيت خدمات عمومي
11ـ توضيحات مربوط به مسيرهاي رفت و آمد (پياده) در منطقه
12ـ فروشگاههاي مجاور و وضعيت تجاري منطقه
13ـ مقررات مربوط به آن منطقه
14ـ وجود خدمات همگاني
15ـ دسترسي مواد خام
16ـ دسترسي نيروي كار
17ـ هزينه (اجرت) نيروي كار
18ـ دسترسي به محل سكونت كارمندان
19ـ نرخ ماليات
20ـ ارزيابي محل از نظر رقابت
مديريت :
اين بخش توضيح مي‌دهد كه گردانندگان كسب وكار چه كساني هستند. اگر شما داراي ساختار مالكيت شخصي هستيد در مورد توانايي‌هاي خود توضيح داده و شرح حالي از خود ارائه كنيد. در مورد بخش‌هايي كه در آن نياز به كمك داريد صادق باشيد و نحوة دريافت كمك را بيان كنيد.
اگر كار شما بصورت مشاركتي انجام مي‌شود علت انتخاب شركا را توضيح دهيد و بگوئيد آنها چه كمكي به كسب وكار مي‌كنند و قابليت‌هاي آنان چگونه با يكديگر همخوان و سازگاراست. تجربه، مهارت، سابقه در شرح حال آنها ذكر شده و در بخش اسناد آورده مي‌شود. اگر كار شما شركتي است اطلاعاتي مفصل مربوط به ساختار شركت و دفاتر آنرا ارائه كنيد. شرح حالي از تمامي مسئولان ارائه كرده و به پرسش‌هاي زير در مود آنان پاسخ دهيد. آنها كيستند؟ چه مهارت‌هايي دارند؟ چرا آنها را انتخاب كرده‌ايد؟ چه مزيتي براي سازمان دارند؟
پرسنل :
در اين جا شرحي در مورد اينكه چه كسي كار را انجام مي‌دهد؟ چرا آنها انتخاب شده‌اند؟ آنها چگونه استخدام مي‌شوند؟ دستمزد آنان چقدر است؟ آنها چه كاري انجام مي‌دهند؟ آورده مي شود . وظايف و توضيحات شغلي تمامي پرسنل را ذكر كنيد. مزيت‌هاي هر كدام از كارمندان را تشريح كنيد. اگر سفارش‌هاي زيادي براي محصولات يا خدمات دريافت كنيد آيا طرحي براي افزايش پرسنل داريد؟
روشهاي بايگانی :
در اين قسمت ذكر مي نماييد كه از چه سيستم حسابداري استفاده مي‌كنيد و چرا چنين سيستمي را انتخاب كرده‌ايد، چه بخش از بايگاني در داخل شركت انجام مي‌شود، چه كسي مسئول بايگاني است، آيا از حسابدار خارجي استفاده مي‌كنيد، در اين صورت چه كسي در شركت شما مسئول مطالعة گزارشات مالي و تجزيه تحليل‌كردن گزارشهاي ارائه شده توسط حسابدار است، اين مطلب مهم است كه نشان دهيد حسابدار شما به چه مواردي رسيدگي مي‌كند و شما در استفاده از گزارشات مالي جهت اعمال تغييرات در شركت و سود آورتركردن آن چه ابزارهايي در اختيار داريد. بعد از خواندن اين بخش وام‌دهنده از قابليت شركت شما در حفظ سوابق مالي و تغييرات آنها اطمينان پيدا مي‌كند.
بيمه :
بيمه مورد مهمي در هر كسب وكار است. كارهاي خدماتي به تعهد پرسنل، بيمه‌كردن كالاهاي مصرفي درزمان حمل و نقل ويا نگهداري در شركت توجه دارند. براي نمونه اگر در شركت از اتومبيلي استفاده مي‌كنيد بايد در بيمه استفاده از آن ذكر شود. اگر مالك محل كسب و كار خود هستيد به بيمة ملك نياز داريد. برخي كسب وكار‌ها به وجه‌الضمان نياز دارند. ممكن است شركا خواستار بيمه عمر باشند. لازم است انواع مختلف بيمة متناسب با كار خود را در نظر بگيريد. در اين بخش بگوئيد چه نوع بيمه‌اي داريد و چرا آنرا انتخاب كرده‌ايد، محدودة زماني بيمه چقدر است و بيمه‌گر چه كسي است. اطلاعات مربوط به بيمة خود را به روز نگهداري كنيد.
امنيت :
برطبق گزارش اطاق بازرگاني ايالات متحده بيش از 30 درصد مشكلات كسب و كارها در آمريكا از نادرستي كارگران ناشي مي‌شود. اين امر به دزدي كالاها و اطلاعات مربوط مي‌شود.
لازم است در اين بخش مسائل امنيتي مربوط به‌كار خود را ذكر كنيد. مثلاً اگر داده‌هاي چاپي كامپيوتري را دور مي‌ريزيد خردكنندة كاغذ ابزار مناسب و مقرون به صرفه‌اي است. مسائل مربوط به كار خود را پيش‌بيني كنيد، اقدامات امنيتي مورد استفاده را تشريح كنيد، بگوئيد چرا آنها را انتخاب كرده‌ايد و چه كاري براي شما انجام مي‌دهند. در اين رابطه با نمايندة بيمه صحبت كنيد. با نصب ابزارهاي امنيتي مي‌توانيد هزينه‌هاي بيمه را كاهش داده و از كسب وكار خود محافظت كنيد.
خلاصه :
تا اينجا شما تمامي بخش‌هايي كه بايد در بخش كسب و كار آورده شوند را تشريح كرده ايد. تاكيد مي شود كه در تهيه اين قسمت از كليد واژه‌ها استفاده كنيد، مسائل احتمالي را پيش‌بيني كنيد و راه‌حل‌هاي مربوطه را مشخص نمائيد. روندهاي صنعت را تجزيه و تحليل كرده و شركت خود را براي آينده آماده كنيد. وقتي بخش كسب كار را به پايان رسانديد بايد به بخش بازاريابي بپردازيد.
بازاريابي :
دومين بخش اصلي طرح تجاري شما به جزئيات برنامه بازاريابي مربوط مي‌شود. برنامه بازاريابي خوب در توسعه و موفقيت كسب و كار شما ضروري است. اطلاعات مربوط به بازار را با تأكيد بر بازارهدف موردنظر در اين بخش وارد كنيد. بايد مشتريان خود را مشخص كرده و روشهاي عرضة محصولات و خدمات خود به آنها را تشريح نماييد. در اين جا عامل اصلي زمان است. بررسي و عرضة برنامه بازاريابي به زمان نياز دارد اما اين زمان ارزش صرف شدن را دارد. به‌خاطر داشته بايد كه به درك روشن و صريحي از خريداران خود، استفاده كنندگان خدمات، علت انتخاب شركت شما توسط آنان و نظر آنان در مورد شركت خود نياز داريد.
اين بخش را با خلاصة يك صفحه‌اي از عناصر كليدي برنامه بازاريابي خود آغاز كنيد. در بخش زير هركدام از موارد ذكر شده در اين خلاصه را تشريح مي‌كنيم. گزارشات، پيش‌بيني‌هاي توجيهي و داده ها را در بخش اسناد بياوريد. روش كليد واژه در اينجا هم مفيد است. عناويني كه از نظر شما منطقي هستند بايد در اين بخش آورده شوند.
بازار هدف :
بازارهدف گروهي از مشتريان است كه خصوصيات مشتركي دارند كه آنها را از ديگر مشتريان تفكيك مي كند. لازم است اين مجموعه خصوصيات مشترك را كه باعث مي‌شود آنها مشتري شما باشند تشريح كنيد . بگوئيد تحقيق بازار خود را چگونه انجام داده ايد. منابع و نتايج شما كدامند؟ آمارهاي مربوط به بازارهدف شما كدامند؟ مشتريان شما در كجا كار و زندگي كرده و از كجا خريد مي كنند؟ آيا از محل زندگي خود خريد مي كنند يا از محل كار خود؟ آيا خدمات دهي در منازل مقرون به صرفه و به نفع مشتريان شما است؟
يافتههاي خود را با گزارشات مركز آمار، پرسشنامه ها و نتايج بازاريابي آزمايشي تطبيقي دهيد. بگوئيد از نظر منابع، نقاط قوت و ضعف چگونه مي‌توانيد به اين بازار سرويس دهيد. بر پيش بيني هاي معقول و درست مربوط به اندازة بازار تكيه كنيد.
رقابت :
رقابت مستقيم ميان شركتهايي است كه محصولات يا خدمات مشابه را در يك بازار عرضه مي كنند. رقابت غيرمستقيم ميان شركتهايي است كه داراي محصولات و خدمات مشابه اما در بازارهاي هدف مختلف هستند. لازم است كه هر دو نوع رقيب را ارزيابي كنيد و نگرشهاي آنان را تعيين كنيد. آنان سعي مي‌كنند در كدام بخش از بازار نفوذ كنند، آيا مي‌توانيد به شكل بهتري در همان بازار عمل كنيد، آيا مي‌توانيد بازار بهتر و بدون رقيبي پيدا كنيد؟
براي جمعآوري، سازماندهي و ارزيابي اطلاعات مربوط به رقابت از عناوين مطروحه در ذيل استفاده كنيد. آناليز شما در مورد اين اطلاعات به برنامه ريزي ورود به بازار كمك مي كند. تعيين كنيد سهم بازار فعلي رقابت چقدر است؟ آيا مي‌توانيد اين سهم را بدست آوريد يا بايد جاهاي خالي بازار را پر كنيد.
عناوين مربوط به مقوله رقابت :
1- نام رقبا
2- محل
3- محصولات يا خدمات ارائه شده
4- شيوه هاي توزيع (عمده فروشي، خرده فروشي، فروشهاي شخصي، فروشهاي شركتي)
5- شيوه هاي ترفيع، تبليغ
6- ساختار قيمت گذاري
7- عملكرد(گذشته وحال)
8- سهم بازار
9-نقاط قوت
10- نقاط ضعف
بعد از تكميل اين بخش شما و قرض دهنده از رقبا، محل آنها، محصولات يا خدمات عرضه شده توسط آنها، برنامه رقابت با آنها مطلع خواهيد شد.
شيوه هاي توزيع :
توزيع عبارتست از نحوة انتقال فيزيكي محصولات به مشتريان يا عرضة خدمات به آنان. توزيع رابطة نزديكي با بازار موردنظر دارد. در اين بخش الگوهاي خريد را مشخص كنيد. اگر محصولي را ميفروشيد آيا مشتريان شما از طريق پست يا بوسيلة كاتالوگ خريد مي‌كنند يا اينكه خريد خود را به شكل مستقيم از فروشگاه انجام مي‌دهند، آيا شما محصول خود را به شكل مستقيم يا از طريق نمايندة توليد كننده ميفروشيد؟ درصورت حمل محصول چه كسي هزينه‌هاي حمل را دريافت مي‌كند و از چه نوع حمل كنندهاي استفاده مي‌كنيد؟ از كليد واژه‌ها براي پاسخ دادن به پرسش‌هاي مربوط به طرح توزيع استفاده كنيد. گزارشات آماري، برگههاي مربوط به هزينه‌هاي حمل كننده، قرارداد با نمايندگان توليد كننده يا ديگر اسناد مربوطه را اضافه كنيد. اگر كار شما خدماتي است، آيا خدمات خود را در مغازه عرضه مي‌كنيد، آيا خدمات خود را با تماسهاي تلفني به محل عرضه مي‌كنيد، در اينصورت هزينة مسافت طي شده چقدر است، زمان واكنش برنامه ريزي شدة شما براي عرضة خدمات موردنياز مشتري چقدر است؟
مزايا و معايب روشهاي مختلف توزيع را ذكر كرده و دلايل مربوط به انتخاب هر روش را ذكر كنيد. مورد بهترين حالت فوقالذكر را به خاطر داشته باشيد. مواردغيرمنتظره را ذكر كنيد. مثلاً اگر كاركنان شركتي كه خدمات حمل ونقل محصولات شما را انجام مي دهد اعتصاب كنند، شما محصولات خود را چگونه توزيع مي‌كنيد، اگر وانت عرضه كنندة خدمات از كار بيفتد آيا خودروي ديگري در اختيار داريد كه به عنوان پشتيبان قابل استفاده باشد؟ جريان كاري معمول را ذكر كنيد.
تبليغات :
تبليغات اين پيام را به مشتريان شما ميرساند كه محصول و خدمات شما خوب و مطلوب است. تبليغات خود را باتوجه به بازار موردنظر تهيه كنيد. تحقيق بازاريابي شما مشخص مي‌كند كه كدام كانال تلويزيون، راديو يا كدام نشريه براي بازار موردنظرمناسبتر است. تبليغات رقباي خود دراين رسانه ها را ارزيابي كنيد. نسخه هايي از تبليغات خود مثل بروشور، تبليغات پستي و توزيعي تهيه كنيد. به قرض دهنده بگوئيد هزينه‌هاي تبليغاتي خود را در كجا صرف مي‌كنيد، چرا اين روشها را انتخاب كرده‌ايد، پيام شما چگونه به بازار موردنظر ميرسد، رقابت تبليغاتي شما چه زماني آغاز مي‌شود، طرح تبليغاتي شما چقدر هزينه دارد و از چه نوع فرمتي براي تبليغ استفاده مي‌كنيد.
قيمتگذاري :
ساختار قيمتگذاري شما در موفقيت كسب و كارتان بسيار مهم است و با تحقيق بازار و آناليز مسائل مالي تعيين مي‌شود. استراتژي بازاريابي اصلي، قيمتگذاري در دامنة بين حداكثر و حداقل قيمت است. سقف قيمتگذاري (حداكثر قيمت) بوسيلة بازار تعيين مي‌شود و بيشترين هزينهاي است كه مشتري براي يك محصول يا خدمات پرداخت مي‌كند و بر ارزش درك شده مشتري از محصول يا خدمت مبتني است.شما بايد مشخص نماييد كه هزينة رقابت چقدر است، كيفيت محصول يا خدماتي كه ارائه مي‌كنيد چيست، ماهيت تقاضا چيست و چه آيندهاي را پيش‌بيني مي‌كنيد؟ قيمت حداقل پائينترين قيمتي است كه با آن مي‌توانيد محصول يا خدمات خود را عرضه كنيد كه هزينه‌هاي شما را تامين كرده و سود قابل قبولي نيز دارد. تمامي هزينهها را در نظر بگيريد. مواد خام، هزينة سربار دفاتر، حمل و نقل، هزينة خودرو، ماليات، بازپرداخت وام و بهره تعدادي از موارد هزينه هستند. كسب و كار سودآور با قيمت بين حداقل و حداكثر كار مي‌كند. اختلاف ميان قيمت‌ها امكان دادن تخفيف، بدهيها و برگشت را فراهم مي‌كند.
با فعاليتهاي ترويجي و تشويقي بر ارزش درك و استنباط شده توسط مشتري تاثير بگذلريد. بايد در مورد اين مطلب تصميمگيري كنيد كه محصولات و خدمات شما چه چيزي عرضه مي‌كنند كه ديگررقبا آنها را عرضه نميكنند و بعد آنرا به عنوان مزيت منحصر به فرد ترويج كنيد.
طراحي محصول :
بستهبندي و طراحي محصول در موفقيت كار شما نقش مهمي بازي مي‌كند. اين موارد اولين چيزهايي هستند كه به چشم مشتري مي‌آيند. خواستههاي بازار موردنظر خود را در طرح نهايي محصول و طراحي بستهبندي در نظر بگيريد. موارد مطلوب را از نظر اندازه، شكل، رنگ ماده و عبارات چاپ شده روي محصول مشخص كنيد. بستهبندي، توجه عمومي را تا حد زيادي به خود جلب مي‌كند. از قوانين مربوط به بستهبندي و برچسبگذاري صحيح استفاده كنيد. از كليد واژه براي پاسخ دادن به پرسش‌هاي مربوط به طرح محصول و بستهبندي استفاده كنيد. طرح‌ها يا تصاوير (عكسها) را ضميمه كنيد. اطلاعات مربوط به حقوق مالكيت مثل حق كپي رايت، نشان تجاري يا حق اختراع را اضافه كنيد.
زمانبندي ورود به بازار :
زمانبندي درود شما به بازار بسيار مهم است و به تحقيق و برنامهريزي دقيق نياز دارد. عرضة محصولات و خدمات در زمان ومكان درست بر موفقيت شما تاثير بسيار دارد. نحوة دريافت محصول توسط مشتري تحت تاثير فصل، شرايط جوي و تعطيلات قرار دارد.
محل :
اگر انتخاب محل به بازار هدف ارتباط دارد آنرا در اين بخش از طرح تجاري وارد كنيد. دلايل انتخاب خود را ذكر كنيد. ماهيت همسايگان شما چيست، آيا اين محل با تصويري كه از كسب وكار موردنظر داريد منطبق است، در اين منطقه رقابت در چه سطحي است، الگوي تردد و رفت وآمد چيست، وضعيت وشرايط اجاره يا خريد چيست، سابقة فعاليت محل موردنظر شما چيست، آيا ظرف چند ماه گذشته شركتي در اين منطقه ورشكست شده است (فعاليت خود را تغيير داده است)، اگر اينطور است ببينيد آيا اين امر به محل فعاليت ارتباطي داشته است يا خير. آيا منطقهاي كه قصد داريد طرح خودر ا در آن اجراء كنيد مبناي اقتصادي قوي و محكمي دارد، چه محل‌هاي ديگري را در نظر گرفتهايد؟ اينها پرسشهايي هستند كه مي‌توانيد آنها را در نظر بگيريد.
روندهاي صنعت :
به تغييرات صنعتي توجه كنيد. تكنولوژي جديد محصولات جديدي را به بازار عرضه مي‌كند كه خدمات جديدي را خلق خواهند كرد. ژورنالهاي تجاري و گزارشهاي صنعتي منطقة خود را مطالعه كنيد. نحوة تغيير بازار خود را پيش‌بيني كرده و آنچه را كه ميخواهيد انجام دهيد برنامهريزي كنيد.
اسناد مالي :
هماكنون آماده هستيد تا بخش سوم طرح خود را تهيه كنيد. سوابق مالي براي نشان دادن گزارشها و وضعيت مالي گذشته، حال و آينده (پيشبينيها) بكار ميروند. در اين بخش اسناد اصلي را ذكر مي‌كنيم كه بايد در طرح تجاري خود وارد كنيد. در اين بخش هم پروفرماها و هم گزارشهاي مالي واقعي آورده مي شود. اگر اين كارها به ترتيب ذيل انجام شوند كار شما سادهتر خواهد شد:
خلاصهاي از نيازهاي مالي :
كاربرد وجوه استقراضي
گزارش جريان تقدينگي (بودجه)
پيش‌بيني سهساله
آناليز سر به سر
گزارشهاي عملكرد واقعي
- ترازنامهها
- صورت درآمد (سود و زيان)
- كاربرد وام / سابقة مالي
خلاصهاي از نيازهاي مالي
اگر براي دريافت وام اقدام مي‌كنيد قرض دهنده و سرمايهگذار نيازهاي كاري شما را ارزيابي خواهند كرد. آنها سه نوع سرماية مورد استفاده را به شرح زير تفكيك مي‌كنند:
سرماية كاري ـ براي ارضاء نيازهاي مختلف كه بايد از طريق سرماية نقدي و در طول سيكل كاري كامل بعدي (معمولاً يك سال) پرداخت شوند بكار مي‌رود.
سرماية رو به رشد ـ براي ارضاء نيازهائي بكار مي‌رود كه بايد با سود مربوطه در يك دورة چند ساله پرداخت شوند. اگر به دنبال سرماية روبه رشد هستيد بايد نحوة استفاده از سرمايه براي افزايش سود (به حدي كه قادر به بازپرداخت وام در مدت چند سال باشيد) را نشان دهيد.
سرماية مالي ـ براي ارضاء نيازهاي هميشگي بكار مي‌رود.
با در نظر داشتن موارد فوق بايد خلاصهاي از نيازهاي مالي خود تهيه كنيد. اين سند نشان مي‌دهد كه چرا براي دريافت وام اقدام مي‌كنيد وبه چه ميزان وام نياز داريد.
نحوه استفاده از وجوه استقراضي
وام دهنده از شما مي‌خواهد در مورد نحوة استفاده از مبلغي كه ميخواهيد قرض بگيريد گزارشي ارائه كنيد. شما بايد توضيح دهيد كه چگونه ميخواهيد وجوه استقراضي را خرج كنيد. اطلاعاتي در تائيد گفتههاي خود ارائه كنيد.
بايد مطمئن باشيد كه اطلاعات تائيدكننده به راحتي قابل فهم و بررسي براي مسئول وام‌دهنده اي كه درخواست شما را بررسي مي‌كند مي باشد. اگر اطلاعات شما به شكل درست سازماندهي و مرتب نشده باشد درخواست شما به اين دليل ساده كه مواد و مطالب يافت نشدند پذيرفته نميشود. لازم است كه فهرست مندرجات منظم و مرتبي تهيه كنيد.
صورت جريان نقدينگي (بودجه)
گزارشهاي جريان نقدينگي اسنادي هستند كه برمبناي پول رايج به طرح تجاري شما معنا و مفهوم مي‌دهند. آنها جريان نقدينگي ورودي و خروجي را در يك دورة زماني نشان داده و براي طرحريزي داخلي بكار ميروند. اگر مدتي است كه در اين زمينة كاري فعاليت مي‌كنيد مي‌توانيد گزارشهاي كاري را همراه با مقادير واقعي مربوط به درآمد و هزينة سالهاي قبل و تغييرات پيش‌بيني شدة دورة بعدي تركيب كنيد. اگر شغل جديدي را شروع كرده‌ايد بايد نيازهاي مالي و پرداختهاي نقدي خود را مشخص كنيد. سود شما در پايان سال به تراز صحيح ميان جريانهاي نقدي ورودي و خروجي بستگي دارد.
صورت جريان نقدينگي موارد زير را مشخص مي‌كند:
ـ چه زماني انتظار مي‌رود نقدينگي دريافت شود.
ـ انتظار مي‌رود چه ميزان نقدينگي دريافت شود.
ـ چه زماني نقدينگي بايدبراي پرداخت صورتحسابها و بدهيها بكار رود.
ـ چه ميزان نقدينگي براي پرداخت هزينهها لازم است.
همچنين اين فاكتور به مدير امكان مي‌دهد تا منبع تغذية مورد نياز را مشخص كند (يعني آيا اين مبلغ از فروش و خدمات حاصل مي‌شود يا بايد آنرا از جايي قرض گرفت). اطمينان حاصل كنيد كه در پيش‌بيني‌هاي شما مبالغ قابل پرداخت و مدت زمان موردنياز براي پرداخت توسط مشتري به حساب آورده شده است. گزارش جريان نقدينگي تنها به معاملات نقدي حقيقي ارتباط دارد و با استهلاك كالا يا ديگر اقلام هزينة غيرنقد سر و كاري ندارد.
صورت جريان نقدينگي را ميتوان براي هر دورة زماني تهيه كرد. پيشنهاد مي‌شود كه اين كار را در سال مالي كسب و كار خود انجام دهيد. بايد آنرا بر مبناي ماهيانه براي سال بعدي تهيه كرده و حداقل به صورت فصلي آنرا اصلاح كنيد تا عملكرد دقيقي را ظرف سه ماه عملكرد قبلي نشان دهد.
به هنگام تهيةْ صورت جريان نقدينگي تدوين چند بودجة مجزا مفيد است. اين بودجهها به ترتيب زير هستند:
1ـ بودجة هزينة فروش
2ـ بودجة هزينه‌هاي ثابت
3ـ بودجة هزينه‌هاي متغير
دو گزارش كاري را ميتوان در عرضة گزارش جريان نقدينگي بكار برد.
منابع گزارش علمكرد نقدينگي: تمامي منابع مالي كسب و كار را شامل مي‌شود.
ميزان مبلغ نقدي كه بايد به ازاء گزارش عملكرد پرداخت شود: ميزان موجهي كه بايد براي پرداخت هزينهها و تعهدات صرف شود را مشخص مي‌كند.
تذكر: بايد در گزارش عملكرد پيشبينيهايي براي همان مقطع زماني انجام شود (ماهيانه، فصلي يا ساليانه).
زمانيكه دو گزارش عملكرد را تهيه كرديد مي‌توانيد اطلاعات را به صورت جريان نقدينگي خود انتقال دهيد.
نحوه تكميل صورت جريان نقدينگي
ستونهاي عمودي صورت جريان نقدينگي معرف 12 ماه است و در انتها جمع ستون آورده شده است. رديفهاي افقي اين صورت مقادير مربوط به منابع هر وجه نقد را نشان مي‌دهند و مبلغ نقدي كه بايد پرداخت شود از دو گزارش عملكرد قبلي و بودجههاي مجزا گرفته شده است.
مقادير پيش‌بيني شده براي هر ماه جريان نقدينگي و جريانهاي ورودي و خروجي كسب وكار شما را در در يك دورة يك ساله نشان مي‌دهد. از ماه اول سيكل كاري شروع كرده و به ترتيب زير به پيش برويد.
1ـ تراز نقد اوليه (شروع) را پيش‌بيني كنيد. آزا در اولين ماه سيكل كاري وارد كنيد.
2ـ دريافتهاي نقدي ماه اول را پيش‌بيني كنيد.
3ـ براي تعيين كل پول نقد، موجود تراز نقد اوليه و دريافتهاي نقدي را جمع بزنيد.
4ـ هزينه‌هاي بهرة مستقيم و غير مستقيم ماه اول را پيش‌بيني كنيد.
5ـ مبالغ مربوطه به ماليات، داراييهاي بلندمدت و بازپرداختهاي وام را پيش‌بيني كنيد. همچنين مبالغي را پيش‌بيني كنيد كه بايد توسط مالكين پرداخت شود.
6ـ كل هزينهها و پرداختيها را جمع كنيد. اين مبلغ كل نقدينگي پرداخت شده است.
7ـ كل مبلغ نقد پرداختي را از كل نقدينگي موجود كسر كنيد. نتايج را در تراز نقدي كسري وارد كنيد. اگر نتيجه منفي است اين مقدار را حتماً در داخل پرانتز قرار دهيد.
8ـ وامهايي كه بايد دريافت شود و سپردهمالي را پيش‌بيني كنيد. به تراز نقدينگي / كسري اضافه كنيد تا تراز نقدينگي نهايي بدست آيد.
9ـ تراز نقدينگي بدست آمده را به عنوان تراز نقدينگي ماه آينده در نظر بگيريد.
10ـ اين مراحل را در مورد ماههاي ديگر تا ماه آخر سيكل كسب وكار انجام دهيد.
براي كامل كردن ستون كل به ترتيب زير عمل كنيد:
1ـ تراز نقدي اوليه مربوط به ماه اول را در اولين محل مربوط به ستون كل وارد كنيد.
2ـ‌مقادير ماهيانة هر گروه را بصورت افقي اضافه كنيد و نتيجه را در گروه كل مربوطه وارد كنيد.
3ـ ستون كل را همچون روش ماههاي مجزا محاسبه كنيد. اگر در محاسبات خود دقيق باشيد تراز نقد منتهي به دسامبر دقيقاً با مجموع تراز نقد پاياني برابر خواهد بود
تذكر: اگر كار شما جديد است بايد پيش‌بيني‌هاي خود را عمدتاً بر مبناي تحقيق بازار و روندهاي صنعت انجام دهيد. اگر شغل و كارشما جديد نيست مي‌توانيد از صورتهاي مالي سالهاي مالياتي قبلي استفاده كنيد.
آناليز بودجة فصلي بايد به صورت يك ركورد براي مقايسة صورت جريان نقدينگي (يا بودجه) با عملكرد حقيقي كارشما بكار رود. هدف از آن اينست كه مشخص كند آيا شما در حدود پيش‌بيني‌هاي انجام شده كار مي‌كنيد يا خير و به شما كمك مي‌كند تا كنترل تمامي مراحل عمليات كاري خود را حفظ كنيد. اگر آناليز شما نشان مي‌دهد كه در برخي بخشها از بودجه جلو افتادهايد بايد با تعديل صورت جريان نقد با كاهش برخي موارد آنرا جبران كنيد. در صورت استفادة درست صورت جريان نقدينگي، ابزار ارزشمندي در رسيدن به اهداف مالي است.
پيش بينيدرآمد سه ساله :
پيش‌بيني درآمد سه ساله صورت پروفرماي درآمد (صورت سود و زيان) است. تفاوت موجود با صورت جريان نقدي در اين است كه پيش‌بيني سه ساله تنها درآمد و هزينه‌هاي كسر كردني را شامل مي‌شود در حاليكه صورت جريان نقد تمامي منابع نقد و مبلغ نقدي را شامل مي‌شود كه بايد پرداخت شود.
نظريات مختلفي در مورد مدت زمان مربوط به درآمد و هزينه‌هاي برآورد شده وجود دارد كه بايد آنرا بر مبناي ساليانه يا ماهيانه انجام داد. اگر اين پيش‌بيني درآمد به منظور كسب وام انجام شده است در مورد نيازمنديهاي ويژة وام‌دهنده مطالب لازم را بياوريد. اگر پيشبينيها براي استفادة خود شما انجام شده‌اند پيش‌بيني سه ساله با مبناي ساليانه به جاي ماهيانه پيشنهاد مي‌شود.
منابع اطلاعات :
اطلاعات مربوط به پيش‌بيني درآمد سه ساله را ميتوان از صورت جريان نقد تا پيش‌بيني فروش و بودجههاي منفرد آناليز بازاريابي وكسب و كار (اگر اين كار را تازه شروع كرده‌ايد) بدست آورد. اگر كار شما جديد نيست مي‌توانيد از صورتهاي مالي قبلي براي پيش‌بيني ديگر عوامل استفاده كنيد. افزايش و كاهش درآمد و هزينهها واقعگرايانه هستند. اين تغييرات بايد در تمامي پيشبينيها وارد شوند. به خاطر داشته باشيد كه روندهاي صنعت ميتوانند كاهشهايي در درآمد و هزينهها ايجاد كنند. يك نمونه از اين حالت در صنعت كامپيوتر رخ مي‌دهد كه در آن رقابت افزايش پيدا كرده و استاندارد كردن اجزاء كاهشي در هزينه و قيمت فروش اقلام مشخص ايجادكرده است.
آناليز نقطه سر به سر :
نقطة سر به سر نقطهاي است كه در آن هزينه‌هاي شركت دقيقاً با فروش يا حجم خدمات آن برابر مي‌شود. در اين نقطه است كه كسب و كار نه سود مي‌كند و نه ضرر. نقطة سر به سر را ميتوان به شكل رياضي يا در گراف محاسبه كرد.
براي اعمال آناليز سر به سر در عملكرد شغلي ابتدا بايد دو نوع هزينه را پيش‌بيني كرد: هزينه‌هاي ثابت و هزينه‌هاي متغير. هزينه‌هاي ثابت با فروش يا خروجي تغيير نميكنند. هزينه‌هاي متغير به نسبت مستقيم با خروجي تغيير مي‌كنند. هرچه حجم فروش بيشتر باشد هزينه بيشتر است.
منبع اطلاعات آناليز سر به سر
تمامي مقادير را ميتوان از پيش‌بيني سه ساله بدست آورد. در واقع اكنون بايد ببينيد كه هر سند مالي در طرح تجاري شما بر مبناي آنچه قبلاً گفته شد تهيه مي‌شود.
محاسبه نقطه سربسر:
رويكرد رياضي
مثالي از محاسبه نقطه سربسر با بكارگيري فرمولهاي رياضي در زير نشان شده است :
نقطه سربسر فروشها = هزينه هاي ثابت + (هزينه هاي متغير – 1 )
اصطلاحات بكار رفته :
نقطه سربسر فروش = حجم فروش در نقطه سربسر
هزينه هاي مستقيم = مخارج مستقيم ، استهلاك ، بهره ها
هزينه هاي متغير = هزينه فروش ها و مخارج متغير
درآمدهاي فروش = درآمد ناشي از فروش كالا يا خدمات
صورتهاي عملكرد حقيقي :
صورتهاي عملكرد حقيقي صورتهاي مالي هستند كه فعاليت كسب و كار شما را در گذشته نشان مي‌دهند. اگر كار جديدي را آغاز كرده‌ايد هيچ سابقة كاري نداريد بخش مالي شما با صورتهاي پيش‌بيني شده و سابقة مالي شخصي پايان مييابد. در غير اينصورت به صورتهاي عملكرد حقيقي زير نياز داريد:
ترازنامه :
صورت سود و زيان
سابقة مالي يا كاربرد وام
ترازنامه
ترازنامه صورت مالي است كه معمولاً در موقع بستن يك دوره حسابداري تهيه مي‌شود و وضعيت مالي كسب و كار را در يك تاريخ مشخص نشان مي‌دهد و تصويري از وضعيت مالي شركت شما در يك زمان مشخص را بدست مي‌دهد. با تهيه منظم اين صورت مي‌توانيد روندهاي موجود در وضعيت مالي را مشخص و تجزيه تحليل كرده و اصلاحات لازم را در زمان مناسب انجام دهيد.
طبقه بندي ها :
تمامي ترازنامهها بايد داراي سه دسته باشند: دارايي، بدهي و ارزش خالص و اين گروهها با سيستمي به نام اصول حسابرسي پذيرفته شده مشخص شده‌اند. اين سه از آن نظر مرتبط هستند كه در هر زمان دارائي شركت با كل سهام سرمايه‌گذاران و مالكين برابر است.
داراييها = هرچيزي كه كه كسب وكار شما دارد و ارزش پولي دارد.
بدهيها = بدهيهاي كسب وكار شما به هر كدام از طلبكاران خود
ارزش خالص (سرمايه) = مقداري برابر با سرماية مالكين را گويند.
رابطة ميان اين عبارات از فرمول زير نشان داده مي‌شود:
داراييها = بدهيها + ارزش خالص
بدين ترتيب روشن مي‌شود كه اگر كسب وكار دارايي بيش از بدهي خود به طلبكاران داشته باشد ارزش خالص آن مقداري مثبت و در صورت داشتن بدهي بيش از دارايي ارزش خالص آن منفي است.
شكل (فرمت) :
ترازنامه بايد فرمت قابل قبولي داشته باشد. در اين صورت هركس كه با ترازنامه در ارتباط باشد ميتواند آنرا تفسير كند. تمامي داراييها را ميتوان بر طبق عناوين زير تقسيمبندي كرد:
دارائيهاي جاري: داراييهايي كه ظرف يك سال از تاريخ ترازنامه قابل تبديل به نقد هستند.
سرمايهگذاري مالي بلندمدت: موجودي (سهام)، اوراق قرضه و حسابهاي پسانداز ويژه كه بايد حداقل براي يك سال نگهداري شود.
داراييهاي ثابت: دارائيهاي كسب وكار كه براي فروش مجدد در نظر گرفته نشدهاند (زمين، ساختمان، تجهيزات، اتومبيل و غيره).
بدهيها به بدهيهاي جاري و بلندمدت تقسيم مي‌شوند:
بدهيهاي جاري: بدهيهاي قابل پرداخت در يك سيكل عملكرد
بدهيهاي بلندمدت:تراز شاخص منهاي بدهي جاري(مانندرهن،وسائط نقليه)
ارزش خالص بر طبق ساختار قانوني كسب وكار مستند مي‌شود:
سرمايه: سرماية اصلي هر مالك به اضافة درآمد بعد از كنارهگيري
شركت (همكاري): مجموع سرمايهگذاري مالكين يا سهامداران به اضافة درآمد حاصله بعد از پرداخت سود سهام
صورت درآمد (سود وزيان) :
صورت درآمد (سود و زيان) فعاليت مالي كار شما را در يك مقطع زماني معمولاً سال مالياتي نشان مي‌دهد. برخلاف ترازنامه كه تصويري از كسب وكار شما در يك زمان مشخص را به دست مي‌دهد اين صورت را ميتوان به تصوير متحرك تشبيه كرد كه آنچه را كه در يك مقطع زماني در كسب وكار شما رخ مي‌دهد نشان خواهد داد. صورت درآمد ابزار ارزشمندي براي ارزيابي كسب وكار شما است. شما مي‌توانيد با استفاده از آن نقاط ضعف عملكرد خود را مشخص كرده و روشهاي كارآمدتر كردن فعاليت و افزايش سود خود را برنامهريزي كنيد. به عنوان نمونه ممكن است متوجه شويد كه تبليغات انجام شده در ماه خاصي تاثير زيادي در افزايش فروش شما نداشته است. در سال بعد مي‌توانيد با استفاده از اين نتايج ودر زمان هاي افزايش خريد مشتري به شكل موثرتري تبليغات كنيد. همچنين مي‌توانيد براي مشخص كردن ماههاي داراي بيشترين حجم فروش و برنامهريزي موجودي از صورت درآمد استفاده كنيد. مقايسة صورتهاي وضعيت چندسال تصوير بهتري از روندهاي كسب وكار شما بدست مي‌دهد. استفاده از اين ابزار را در زمان برنامهريزي تاكتيكهاي خود كمارزش تلقي نكنيد.
صورت درآمد نشان مي‌دهد كه پول شما از كجا آمده در كجا مصرف شده است. بايد اين صورت را در پايان سال مالي و در زمان پايان هر ماه كاري تهيه كنيد. تمامي صورتهاي سود و زيان داراي ترازهاي حساب درآمد و هزينه هستند و دارائيها، بدهيها و اطلاعات سرمايه مقادير مربوط به ترازنامه را به دست مي‌دهند.
در پايان هر سال حسابهاي دفتر معين محاسبه و بسته مي‌شوند. ترازهاي حسابهاي عايدي و هزينه بايد به صورت سود و زيان منتقل شوند.
صورت سود و زيان بايد داراي اجزاي ذكر شده ذيل باشد:
درآمد :
ـ فروش خالص
ـ هزينة كالاهاي فروخته شده
ـ سود ناخالص
هزينهها:
ـ هزينه‌هاي فروش
ـ هزينه‌هاي اجرايي
هزينه‌هاي كلي:
ـ درآمد حاصل از عمليات
ـ ساير درآمدها
ـ ساير هزينهها
سود خالص قبل از كسر ماليات
ماليات بر درآمد
سود خالص بعد از كسر ماليات
سابقه مالي كسب و كار :
سابقة مالي آخرين صورت مالي موردنياز در طرح تجاري شما است و خلاصهاي از اطلاعات مالي مربوط به شركت از زمان شروع تا كنون است.
اگر كسب وكار شما جديد است تنها پيش‌بيني‌هاي كسب و كار را در اختيار داريد. اگر براي دريافت وام اقدام مي‌كنيد وام‌دهنده به ترازنامة شخصي شما نياز دارد. اين ترازنامه از آن نظر مفيد است كه نحوة انجام كار و فعاليت شما و همچنين امكان موفقيت شما در اين كار را به وام دهنده نشان مي‌دهد.
اگر براي درخواست وام از طرح تجاري خود استفاده مي‌كنيد سابقة مالي و كاربرد وام شما يكسان هستند. اين سند بايد در آخر تهيه شود اما در بخش مالي طرح شما بايد در بخش اول قرار گيرد. وقتي براي دريافت وام اقدام مي‌كنيد مؤسسه وام‌دهنده (بررسيكننده) درخواستي براي شما تهيه مي‌كند. اين فرمت ممكنست متفاوت باشد. وقتي درخواست وام خود را دريافت مي‌كنيد آنرا بررسي كرده و نحوة پاسخ دادن به هر سوال را مطالعه كنيد. به همة سوالها پاسخ دهيد و اطلاعات خود را تا حد ممكن دقيق ارائه كنيد.
همانطوريكه سابقة مالي كسب وكار خود را تكميل مي‌كنيد بايد بلافاصله مشخص شود كه چرا اين آخرين سند مالي است كه تكميل مي‌كنيد. كل اطلاعات موردنياز بايد در بخش‌هاي قبلي طرح شما تدوين شده باشند. فهرستي از اطلاعات موجود در سابقهء مالي همراه با منابع اطلاعاتي مورد استفاده جهت كمك كردن به شما آورده شده است:
داراييها، بدهيها و ارزش خالص: بايد اين سه را در ترازنامه تشخيص دهيد. به ترازنامة خود رجوع كنيد.
بدهيهاي احتمالي: بدهيهايي كه ممكنست در آينده ايجاد شوند.
جزئيات موجودي: اطلاعات مربوط به موجودي شما است. همچنين بايد خلاصهاي از سياستهاي جاري و روش ارزيابي خود را در طرح وارد كنيد.
صورت درآمد: اطلاعات عايدي و هزينه را دربردارد. باتوجه به مقطع زماني مربوطه اطلاعات را از جديدترين صورت سود و زيان بدست ميآوريد.
املاك منقول، سهام و اوراق قرضه: به بخش كسب و كار در طرح تجاري خود رجوع كنيد. براي دريافت اطلاعات جامعتر بايد سوابق سرمايهگذاري خود را مرور كنيد.
سرمايه، مشاركت يا اطلاعات همكاري (شركتي): در كل سه برنامة مجزا در مورد سابقة مالي وجود دارد كه هر كدام به يك شكل از ساختار قانوني مربوط مي‌شود. بايد فرم متناسب با خود را پر كنيد. در بخش كسب و كار دو بخش داريد كه به عنوان منبع اين اطلاعات به كار ميروند: ساختار قانوني و مديريت. اسناد شما برخي اطلاعات مورد نياز را در بر ميگيرند.
اطلاعات مميزي: به قسمت سوابق در بخش كسب و كار رجوع كنيد. ممكنست سؤالهايي در مورد ديگر قرضدهندهها، درخواست اعتبار، حسابرس دفاتر خود و آخرين حسابرسي انجام شده از شما بپرسند.
قرار گرفتن پوشش بيمه: در اينجا شما بايد جزئيات مربوط به ميزان حق بيمه و بيمههاي مختلف را ارائه كنيد.
خلاصه
اسناد مالي ذكر شده در اين بخش براي كاربرد شخصي شما و وام‌دهنده كافي هستند. برخي وامدهندهها به همة اين اسناد نياز ندارند و برخي اسناد ديگري را مطالبه مي‌كنند. مطلب مهم در تكميل و تهية گزارش مالي آنست كه اطلاعات بايد دقيق باشند و شما بايد اسناد وسوابقي براي تائيد مقادير ارائه شده داشته باشيد.
به خاطر داشته باشيد كه مي‌توانيد از اطلاعات طرح تجاري خود براي كمك كردن به وام‌دهنده و خود استفاده كنيد. اسناد مالي تهيه شده در اين قسمت در ارزيابي شما باارزش هستند و فاكتور تعيين كنندهاي در موفقيت كسب و كار شما خواهند بود.
اسناد پشتيباني
حال كه چهارچوب اصلي طرح تجاري را تهيه كرديد به بخش مجزائي براي سوابق ديگر كه بايد در طرح تجاري گنجانيده شوند نياز داريد. اسناد حمايتكننده سوابقي هستند كه صورتها و تصميمهاي اتخاد شده در سه بخش اصلي طرح را حمايت مي‌كنند. با تكميل سه بخش اول بهتر است فهرستي از اسناد مربوطه تهيه كنيد. به عنوان مثال بحث مربوط به محل كسب و كار بايد نياز به مطالعات آماري، نقشه‌هاي مربوط به محل، مطالعات محلي، اجاره‌نامه، … را نشان مي‌دهد.
اگر به دنبال وام براي خريد تجهيزات هستيد اسناد شما بايد توافقنامههاي خريد تجهيزات يا قراردادهاي اجاره را شامل شود. با فهرست كردن اين اقلام وقتي به اين بخش ميرسيد فهرست كاملي در اختيار خواهيد داشت و آمادگي داريد تا آنها را با ترتيب منطقي مرتب كرده و موارد جديد را به آنها اضافه كنيد.
در زير چند سند ذكر مي‌شوند كه بايد به ليست خود اضافه كنيد:
شرح حال شخصي
اگر تنها سرمايهگذار هستيد شرح حال خود را ضميمه كنيدو اگر كسب و كار شما مشاركتي است شرح حال هر شريك را نيز ضميمه كنيد. شرح حال نبايد خيلي طولاني باشد و ترجيحاً بايد يك صفحه باشد (به منظورسهولت خواندن). اطلاعات زير را در آن وارد كنيد:
ـ سابقة كار: نام كارفرماها و تاريخ اشتغال آنان از آخر به اول را ليست كنيد. وظائف و مسئوليتها را نيز در آنها وارد كنيد.
ـ تحصيلات: نام مدارس و تاريخ تحصيل، مدرك اخذ شده و رشته
ـ مدارك تخصصي
ـ مهارتهاي ويژه مثل ارتباط خوب با ديگران، توانايي تشخيص، تمايل به خطر كردن و غيره
صورت مالي شخصي
مالك بايد صورت داراييها و بدهيهاي شخصي را ضميمه كند. اين اطلاعات را مي‌توانيد به شكل ترازنامه تهيه كنيد. از همان فرمت استفاده كرده و تمامي دارائيها و بدهيها را براي تعيين ارزش خالص ذكر كنيد. اگر كسب و كار شما جديد است صورت مالي شما بخشي از سند مالي خواهد بود و ممكنست به شكل استاندارد عرضه شده توسط وام دهنده باشد.
گزارش، اعتبارات
درجهبندي اعتبار بر دو نوع است. تجاري و شخصي. مي‌توانيد از عرضه كننده يا عمده فروش خود بخواهيد اعتبارنامهاي به شما بدهد. درجه و رتبة اعتبار را مي‌توانيد از مؤسسات اعتباري، بانكها و شركتهائي كه با آنها بر مبنايي غير از نقد معامله مي‌كنيد تهيه و دريافت نمائيد.
نسخه هاي اجاره‌نامه
تمامي قراردادهاي اجارة معتبر شركت و مؤسسه اجاره دهنده را ضميمه كنيد. (مثل قرارداد اجارة ملك، تجهيزات، اتومبيل و غيره)
معرفينامه
به نامة معرفي شما به عنوان فرد داراي اعتبار و حسن شهرت اطلاق مي گردد. دو نوع معرفينامه وجود دارد: معرفي نامة كاري يا معرفينامهاي كه توسط عرضه كننده‌ها و مشتريان تهيه شده و معرفينامة شخصي يا معرفي نامهاي كه توسط فردي تهيه شده كه ميتواند مهارتهاي كاري شما را ارزيابي كند.
قراردادها
شامل تمامي قراردادهاي كاري تكميل (اجراء) شده يا در دست اجراء مثل قرارداد وام، قرارداد خريد تجهيزات، قرارداد خريد خودرو، قرارداد خدمات و نگهداري و غيره است .
اسناد قانوني
شامل تمامي اسناد قانوني مربوط به كسب و كار شما مثل قرارداد همكاري، حق كپي رايت، نشان تجاري، حق اختراع، بيمه، ماليكت اموال و خودرو و غيره مي باشد.
اسناد متفرقه
تمامي اسنادي كه در بخش بازاريابي و كسب و كار طرح تجاري ذكر شده‌اند، مثل سوابق مربوط به انتخاب محل. وامدهندهاي كه به اطلاعات مربوط به محل علاقمند است طرح محل يا موقعيت را در اسناد شما يافته و مطالعات آماري، نقشهها، مطالعات محلي مربوط به ميزان جرم و درآمد شما را ارزيابي خواهد كرد.
توضيح: لزومي ندارد در هر نسخه از طرح تجاري خود كپي تمامي اسناد را ضميمه كنيد. تنها اطلاعاتي را به طرح تجاري اضافه كنيد كه فكر مي‌كنيد وام‌دهنده به آن نياز دارد. ساير اطلاعات را نزد خود نگاه داريد تا در صورت درخواست وام‌دهنده در اختيار وي قرار دهيد.
منسجم نمودن و تكميل طرح تجاري
طرح تجاري شما بايد تركيب تخصصي و حرفهاي داشته باشد. براي ايجاد تاثير مطلوب آنرا به شكل زير مرتب كنيد:
ظاهر: از صحافي فنري پلاستيكي يا جلد مناسب استفاده كنيد. (به رنگ آبي، قهوهاي يا مشكي).
حجم: طرح شما نبايد از 30 تا 40 صفحه بيشتر باشد (شامل اسناد). وقتي هر بخش را مينويسيد آنرا بصورت خلاصه تهيه كنيد. بيشترين اطلاعات ممكن را در فرمت خلاصهنويسي ارائه كنيد. وام‌دهنده نبايد براي درك و دريافت اطلاعات موردنياز مجبور به خلاصه كردن و حذف عبارات باشد.
ارائه: سعي كنيد طرح شما قابل اجراء به نظر آيد. هزينه زيادي بابت تايپ كامپيوتري و گرافيكهاي كامپيوتري نكنيد. برخي وامدهندهها در نگاه اول چنين برداشت مي‌كنند كه شما وام آنها را به شكل معقول و درست مصرف نخواهيد كرد.
فهرست مندرجات: حتماً فهرست مندرجاتي براي طرح تجاري خود تنظيم كنيد كه بعد از شرح اهداف آورده مي‌شود. فهرست بايد طوري باشد كه وام‌دهنده به راحتي بخش موردنظر خود را بيابد و بايد اسناد حمايت كننده را نيز در آن ذكر كنيد.
تعداد نسخهها: نسخه هائي براي خود و هر وام‌دهنده تهيه كنيد. همزمان با چند وام‌دهنده كار نكنيد. اگر درخواست وام شما رد شد حتماً طرح تجاري خود را پس بگيريد.
بعد از پايان كار، طرح تجاري شما بايد شكلي تخصصي داشته باشد اما وام‌دهنده بايد بداند كه تهية آن توسط شما انجام شده است. اين طرح شاخص خوبي براي قضاوت در مورد توان موفقيت شما در اختيار وام‌دهنده قرار مي‌دهد.
به روز نگاه داشتن طرح تجاري
بازبيني و تشخيص اصلاحات لازم
اگر طرح تجاري شما موفق بود بايد آنرا مرتباً به روز درآوريد. تغييراتي كه به اصلاح نياز دارند به سه موضوع مربوط مي‌شوند: تغيير در شركت، تغيير ناشي از تغييرات فنآوري و مشتري. بيتوجهي به اين تغييرات سود شما را كاهش مي‌دهد.
اجراء و اعمال تغييرات
شما بايد به عنوان مالك بايد از تغييرات صنعت، بازار و جامعه آگاه باشيد. ابتدا اصلاحات موردنياز را مشخص كنيد. بايد طرح خود را با تغييرات فوق مقايسه كنيد. مي‌توانيد از همكاران خود كمك بگيريد. البته قضاوت در مورد اطلاحات موردنياز با شما است. ممكنست اشتباهي بكنيد اما با كسب تجربه درصد تصميمات درست شما افزايش يافته و سود بيشتري بدست خواهيد آورد.
پيش بيني مسائل
بكوشيد مسائل احتمالي را قبل از بروز پيش‌بيني كنيد. مثلاً ممكنست با هزينههايي بيش از مقدار پيش‌بيني شده مواجه شويد. سپس كاهش شديدي رادر فروش خود تجربه خواهيد كرد. اين دو عامل همزمان رخ مي‌دهند و اگر براي مواجهه با آنها آماگي نداشته باشيد براي شما مشكلساز مي‌شوند. همچنين وقتي همه چيز خوب است مراقب باشيد. افزايش سود موقتي است محصول يا خدماتي كه امسال مشتري زيادي دارد سال آينده اينطور نخواهد بود. بايد به تهيه بودجههاي مختلف مبتني بر مشكلات فكر كنيد. آگاهي از تغييرات صنعت و اصلاح كسب وكار بر طبق اين تغييرات براي شما مفيد و ثمربخش خواهد بود.